Termeni și condiții

1. Cine operează Onesta

Onesta este operat de Romania Business Labs SRL, CUI 29617927, nr. de înregistrare J40/997/2012, cu sediul în Bulevardul Nicolae Bălcescu 25, Bucharest, Romania, 010045 („Onesta”, „noi”). Ne poți scrie la contact@onesta.app.

2. Ce este Onesta

Onesta este un program software oferit online (SaaS) pentru cabinetele contabile. Cu el îți organizezi munca pentru clienți: portofoliul clienților, documentele furnizorilor primite prin e-Factura (SPV), înregistrarea lor, calendarul declarațiilor și cabinetul în care îți inviți clienții.

Onesta nu este un cabinet contabil și nu prestează servicii de contabilitate, expertiză contabilă sau consultanță fiscală. Nu ținem evidența contabilă a nimănui și nu semnăm și nu depunem declarații sau alte documente în numele cabinetului ori al clienților lui.

Calculele, termenele și sugestiile din Onesta sunt un ajutor de lucru și nu înlocuiesc judecata profesională a cabinetului.

Echipa AI este o parte opțională a Onesta: asistenți software (Mara, Radu, Dana) care citesc datele cabinetului și pregătesc propuneri — verificări în SPV, cereri de documente către clienți, ciorne de declarații. Ei nu depun declarații, nu semnează, nu trimit nimic în SPV, nu fac plăți și nu schimbă drepturi de acces; o propunere se aplică numai după ce o confirmă un om din cabinet. Cabinetul poate opri oricând un asistent, pentru un client sau pentru tot cabinetul.

3. Responsabilitatea cabinetului

Cabinetul rămâne singurul responsabil, față de clienții săi și față de autorități, pentru evidența contabilă, pentru declarațiile și documentele pe care le întocmește, le semnează sau le depune și pentru respectarea normelor profesionale care i se aplică. Verifici ce pregătește programul înainte să îl folosești.

Cabinetul se asigură că are temei să încarce sau să conecteze în Onesta datele clienților lui (de exemplu contractul cu clientul și împuternicirile necesare) și că datele sunt corecte.

4. Contul și utilizatorii

Contul aparține cabinetului. Persoana care îl creează declară că are dreptul să accepte acești termeni în numele cabinetului.

• Cabinetul își poate invita membrii echipei; ei lucrează în contul cabinetului, sub răspunderea lui.
• Cabinetul își poate invita clienții în cabinetul clientului, unde aceștia văd datele propriei firme și trimit documente. Un client invitat nu vede datele altor clienți.
• Cabinetul poate retrage oricând accesul unui membru al echipei sau al unui client.
• Fiecare utilizator își păstrează datele de autentificare confidențiale. Dacă bănuiești un acces neautorizat, ne anunți imediat la contact@onesta.app.

5. Utilizare permisă

Nu folosești Onesta pentru activități ilegale, nu încerci să accesezi datele altor cabinete, să ocolești măsurile de securitate sau să suprasoliciți serviciul și nu încarci programe malițioase. Putem suspenda un acces care pune în pericol serviciul sau datele altora; te anunțăm când facem asta.

6. Perioada de probă, abonamentul și plata

• Un cont nou de cabinet are o perioadă de probă gratuită de 14 zile pentru spațiul de lucru Onesta. Echipa AI are propria lună de probă, descrisă mai jos.
• După perioada de probă, utilizarea continuă cu un abonament plătit. Prețul îl publicăm pe onesta.app și îl afișăm în aplicație înainte să cerem orice plată.
• Nu încasăm nimic automat fără o metodă de plată salvată de cabinet. Dacă nu alegi un abonament la finalul probei, putem limita accesul la cont; datele rămân ale cabinetului și le poți exporta.
• Emitem factură pentru fiecare plată.
• Putem schimba prețul pentru perioadele viitoare anunțându-te pe e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte; dacă nu ești de acord, poți închide contul înainte de schimbare.
• Echipa AI are propria lună de probă, plătită: €99 fără TVA pentru cabinet, facturați când începe luna. Prețul lunar de după îl comunicăm înainte de sfârșitul lunii de probă; dacă cabinetul nu îl confirmă, Echipa AI se oprește și nu se mai datorează nimic. Prețul Echipei AI include abonamentul Onesta: spațiul de lucru nu se plătește separat. Cu un cod de pilot primit de la Onesta, luna de probă este gratuită, iar prețul Echipei AI este redus cu 50 % timp de 12 luni.

7. Datele tale, exportul și închiderea contului

Datele introduse sau conectate de cabinet rămân ale cabinetului și ale clienților lui. Le folosim numai ca să furnizăm serviciul, potrivit secțiunii 8 și politicii de confidențialitate.

Poți exporta datele cabinetului din aplicație sau la cerere, la contact@onesta.app, și poți închide oricând contul. După închidere ștergem datele în cel mult 30 de zile, cu excepția copiilor de siguranță, care se șterg la expirarea ciclului lor obișnuit, și a datelor pe care legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu facturile emise de noi).

Putem închide un cont pentru o încălcare gravă a acestor termeni sau pentru neplată, după ce te anunțăm pe e-mail și îți lăsăm timp să exporți datele.

8. Acordul de prelucrare a datelor (art. 28 GDPR)

Pentru datele personale pe care cabinetul le încarcă sau le conectează în Onesta — de exemplu facturi, documente din SPV / e-Factura, state de plată, inclusiv CNP — cabinetul este operator, iar Onesta este persoană împuternicită de operator. Această secțiune este acordul de prelucrare a datelor dintre cabinet și Onesta, în sensul art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), și face parte din acești termeni.

• Obiect și durată: găzduirea și prelucrarea datelor necesare funcționării Onesta, pe durata contului și până la ștergerea prevăzută în secțiunea 7.
• Persoane vizate: clienții cabinetului și persoanele care apar în documentele lor — administratori, angajați, persoane de contact ale furnizorilor și clienților lor — precum și utilizatorii invitați de cabinet.
• Categorii de date: date de identificare și de contact, date din facturi și documente fiscale, date salariale, inclusiv CNP.
• Instrucțiuni: prelucrăm datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale cabinetului — acești termeni și acțiunile făcute de cabinet în aplicație —, cu excepția cazului în care legea ne obligă altfel; atunci te informăm, dacă legea permite.
• Confidențialitate: persoanele din echipa noastră care au acces la date sunt obligate să păstreze confidențialitatea și au acces numai cât este necesar.
• Securitate: aplicăm măsuri tehnice și organizatorice potrivite (art. 32 GDPR), între care criptarea conexiunilor, controlul accesului pe cont și pe rol, separarea datelor între cabinete și copii de siguranță.
• Subprocesatori: cabinetul ne dă o autorizare generală să folosim subprocesatori pentru găzduire cloud, e-mail tranzacțional și procesarea plăților și, dacă folosești Echipa AI, pentru rularea modelelor AI care pregătesc propunerile. Le impunem prin contract aceleași obligații de protecție a datelor. Te anunțăm înainte să adăugăm sau să înlocuim un subprocesator, iar tu poți obiecta; dacă nu găsim o soluție, poți închide contul. Lista actuală ți-o trimitem la cerere.
• Transferuri: datele sunt găzduite în Uniunea Europeană. Un transfer în afara Spațiului Economic European se face numai cu garanțiile prevăzute în capitolul V din GDPR.
• Asistență: te ajutăm, în măsura în care putem, să răspunzi cererilor persoanelor vizate și la evaluările de impact sau consultările cu autoritatea de supraveghere. Cererile pe care le primim direct de la persoanele vizate ți le transmitem.
• Încălcarea securității datelor: te anunțăm fără întârzieri nejustificate după ce aflăm de o încălcare care privește datele din contul tău, cu informațiile de care dispunem, ca să îți poți îndeplini obligațiile de notificare.
• Sfârșitul prelucrării: la închiderea contului, după ce ai avut posibilitatea să exporți datele, le ștergem potrivit secțiunii 7, dacă legea nu ne obligă să le păstrăm.
• Audit: îți punem la dispoziție informațiile necesare ca să demonstrăm respectarea acestor obligații și permitem audituri rezonabile, anunțate din timp, făcute de tine sau de un auditor mandatat de tine, sub obligație de confidențialitate.

9. Accesul la ANAF / SPV

Onesta accesează SPV / e-Factura numai cu tokenul de acces pe care cabinetul (sau clientul lui) îl obține de la ANAF cu propriul certificat digital. Folosim tokenul ca să descărcăm documentele pe care le cere cabinetul și ca să transmitem în SPV o e-Factura numai atunci când o trimite, prin propria acțiune, un om din cabinet. Onesta nu transmite nimic către ANAF din proprie inițiativă și nu depune declarații. Poți deconecta oricând accesul.

10. Disponibilitate și schimbări ale serviciului

Facem tot ce ne stă în putință ca Onesta să fie disponibil și să funcționeze corect („best effort”), dar nu garantăm funcționarea neîntreruptă și nu oferim un nivel de serviciu garantat (SLA). Pot apărea întreruperi pentru mentenanță și actualizări sau din cauza furnizorilor noștri și a sistemelor ANAF.

Dezvoltăm Onesta continuu: putem adăuga, schimba sau retrage funcții. Dacă retragem o funcție importantă pe care o folosești, te anunțăm din timp.

11. Proprietate intelectuală

Programul Onesta, marca și conținutul site-ului aparțin Romania Business Labs SRL sau licențiatorilor săi. Pe durata contului, cabinetul are un drept neexclusiv și netransferabil de a folosi Onesta pentru activitatea sa. Datele cabinetului rămân ale cabinetului.

12. Limitarea răspunderii

Onesta este un instrument de lucru: nu răspundem pentru înregistrările, declarațiile sau deciziile cabinetului și nici pentru penalitățile care decurg din ele. Nu răspundem pentru pierderi indirecte, cum ar fi profitul nerealizat sau pierderea clienților. Răspunderea noastră totală este limitată la sumele plătite de cabinet pentru Onesta în ultimele 12 luni. Aceste limite nu se aplică acolo unde legea nu permite limitarea răspunderii, de exemplu pentru intenție sau culpă gravă.

13. Modificarea termenilor

Putem actualiza acești termeni. Versiunea în vigoare este publicată pe această pagină, cu data și identificatorul versiunii. Pentru schimbările importante te anunțăm pe e-mail sau în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte; dacă nu ești de acord, poți închide contul înainte să intre în vigoare.

14. Legea aplicabilă și litigii

Acești termeni sunt guvernați de legea română. Încercăm mai întâi să rezolvăm pe cale amiabilă orice neînțelegere; litigiile nerezolvate se soluționează de instanțele competente din București.

15. Contact

Pentru orice întrebare despre acești termeni: contact@onesta.app · Romania Business Labs SRL, Bulevardul Nicolae Bălcescu 25, Bucharest, Romania, 010045.