Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Romania Business Labs SRL, CUI 29617927, nr. de înregistrare J40/997/2012, cu sediul în Bulevardul Nicolae Bălcescu 25, Bucharest, Romania, 010045. Pentru orice întrebare despre datele personale ne scrii la contact@onesta.app.

2. Operator sau persoană împuternicită

• Pentru datele contului cabinetului — numele, adresele de e-mail și telefoanele membrilor echipei, denumirea și CUI-ul cabinetului, datele de facturare — și pentru datele vizitatorilor site-ului, Onesta este operator.
• Pentru datele clienților pe care cabinetul le încarcă sau le conectează — facturi, documente din SPV / e-Factura, extrase, state de plată, inclusiv CNP-ul angajaților — și pentru conturile clienților pe care cabinetul îi invită, cabinetul este operator, iar Onesta este persoană împuternicită (art. 28 GDPR). Prelucrăm aceste date numai la instrucțiunile cabinetului, potrivit acordului de prelucrare a datelor din Termeni și condiții.

Dacă ești client al unui cabinet sau angajat al unui client și vrei să îți exerciți drepturile asupra acestor date, adresează-te cabinetului. Dacă ne scrii nouă, îi transmitem cererea.

3. Datele contului cabinetului

• Ce date: nume, e-mail, telefon și rolul în cabinet; denumirea, CUI-ul și adresa cabinetului; datele de facturare și istoricul plăților; jurnale tehnice de acces (adresă IP, dată, acțiune). Datele cardului le prelucrează direct procesatorul de plăți; noi nu le vedem integral.
• De ce și pe ce temei: ca să furnizăm serviciul și să administrăm contul, inclusiv mesajele despre cont, de exemplu sfârșitul perioadei de probă (executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR); pentru facturare și evidența noastră contabilă (obligație legală, lit. c)); pentru securitate, prevenirea abuzurilor și îmbunătățirea serviciului (interes legitim, lit. f)).
• Cât timp: pe durata contului. După închiderea lui ștergem datele în cel mult 30 de zile, cu excepția documentelor de facturare, pe care le păstrăm cât cere legea contabilității, și a jurnalelor de securitate, pe care le păstrăm cel mult 12 luni.

4. Vizitatorii site-ului, cookie-uri și analiză

• Formularul de contact: numele, e-mailul, telefonul, cabinetul și rolul tău; formularul de rezervare a lunii de probă a echipei AI: e-mailul și numărul de clienți (trimise de la primul pas), apoi numele, telefonul (opțional), cabinetul, programul de contabilitate, colegii AI care te interesează și ce ne scrii despre luna ta; la ambele formulare, pagina de pe care scrii, adresa de proveniență și parametrii campaniei din link (utm), fără cookie-uri — ca să îți răspundem (demersuri la cererea ta înainte de un contract și interes legitim). Păstrăm aceste date cel mult 24 de luni de la ultimul contact, dacă nu devii client.
• Cookie-uri și analiză: site-ul și aplicația folosesc cookie-uri strict necesare (autentificarea și alegerea ta din banner). Numai dacă accepți în banner folosim și analiză de utilizare — PostHog, în cloud-ul său din UE (servere la Frankfurt, Germania) — și, pe site, Google Analytics, ca să numărăm vizitele și ce pagini și pași sunt folosiți (consimțământ, art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR și art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004). Înainte de acord nu se încarcă nimic din acestea.
• Ce înregistrează analiza: un identificator aleatoriu, paginile vizitate (fără parametri și fără identificatori din adresă), tipul de browser și de dispozitiv și țara aproximativă (dedusă din adresa IP, care nu se păstrează); în aplicație și identificatorul intern al utilizatorului și al cabinetului. Nu înregistrează nume, adrese de e-mail, conținutul ecranelor sau datele clienților tăi și nu face înregistrări ale sesiunii. Păstrăm aceste date cel mult 24 de luni.
• Alegerea ta se păstrează 6 luni în cookie-ul onesta_consent (pe onesta.app și app.onesta.app); cookie-ul PostHog (ph_…) durează cel mult 12 luni. Îți schimbi sau îți retragi acordul oricând din „Setări cookie” în subsolul site-ului sau „Preferințe de analiză” în aplicație.

Analiza din aplicație pe serverele noastre: când o acțiune se încheie pe serverele Onesta — un cabinet creat, un client adăugat, o conexiune SPV sau one-conta.ro făcută, o declarație generată sau înregistrată, un stat de plată închis, un client invitat — transmitem PostHog (UE) un eveniment cu identificatorii interni ai utilizatorului și ai cabinetului și tipul acțiunii (de exemplu codul declarației), niciodată nume, CUI, sume sau documente, ca să înțelegem cum este folosit serviciul și să îl îmbunătățim (interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Te poți opune oricând, la contact@onesta.app.

În aplicație folosim, în rest, cookie-uri și stocare locală necesare autentificării și funcționării ei.

5. Datele clienților cabinetului

Datele pe care cabinetul le încarcă sau le conectează le prelucrăm numai ca să le afișăm, să le organizăm și să le procesăm în contul cabinetului, cum cere cabinetul. Nu le folosim în scopuri proprii, nu le vindem și nu le folosim pentru publicitate. Echipa noastră le accesează numai când e necesar pentru suport sau pentru remedierea unei probleme, la cererea cabinetului, ori pentru securitatea serviciului.

Datele salariale și CNP-ul (codul numeric personal, un număr de identificare național în sensul art. 87 GDPR și al Legii nr. 190/2018) le tratăm cu acces restrâns și cu aceleași măsuri de securitate ca restul datelor din cont.

6. Accesul la ANAF / SPV

Onesta se conectează la SPV / e-Factura numai cu tokenul de acces pe care cabinetul (sau clientul lui) îl obține de la ANAF cu propriul certificat digital. Păstrăm tokenul criptat și îl folosim ca să descărcăm documentele pe care le cere cabinetul și ca să transmitem în SPV o e-Factura numai atunci când o trimite, prin propria acțiune, un om din cabinet. Nu avem acces la certificatul digital, nu transmitem nimic din proprie inițiativă și nu depunem declarații la ANAF.

7. Cui transmitem datele

• Găzduire cloud, în Uniunea Europeană: serverele și baza de date ale Onesta.
• E-mail tranzacțional: invitații, notificări și mesaje despre cont.
• Procesator de plăți: încasarea abonamentului.
• Furnizori de modele AI, numai dacă folosești Echipa AI: conținutul din care asistenții pregătesc propunerile.
• Analiză de utilizare: PostHog Inc., cloud-ul din UE (date stocate în Germania) — pe site și în aplicație numai cu acordul tău; evenimentele de pe serverele noastre, descrise la punctul 4, cu identificatori interni.
• Autorități: numai când legea ne obligă.

Nu vindem date personale. Lista actuală a subprocesatorilor, cu numele lor, este publicată pe pagina „Subprocesatori” a acestui site. Dacă un furnizor prelucrează date în afara Spațiului Economic European, o face numai cu garanții adecvate (o decizie de adecvare sau clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană).

8. Securitate

Folosim conexiuni criptate (HTTPS), separăm datele între cabinete, controlăm accesul pe roluri, facem copii de siguranță și păstrăm jurnale de acces. Dacă apare o încălcare a securității datelor, o notificăm autorității și persoanelor afectate când legea o cere; pentru datele clienților, anunțăm cabinetul fără întârzieri nejustificate.

9. Drepturile tale

Pentru datele la care Onesta este operator ai dreptul:

• să afli ce date avem despre tine și să primești o copie (acces);
• să ceri corectarea datelor greșite (rectificare);
• să ceri ștergerea datelor sau restricționarea prelucrării;
• să primești datele într-un format structurat și să le transmiți altcuiva (portabilitate);
• să te opui prelucrării bazate pe interesul legitim, inclusiv mesajelor comerciale;
• să îți retragi consimțământul, fără să fie afectată prelucrarea făcută înainte.

Nu luăm decizii cu efecte juridice asupra ta bazate exclusiv pe prelucrare automată. Ne scrii la contact@onesta.app; răspundem în cel mult o lună (termenul se poate prelungi cu două luni în cazurile prevăzute de GDPR). Poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro).

10. Modificări

Orice versiune nouă o publicăm pe această pagină, cu data și identificatorul ei. Pentru schimbările importante anunțăm cabinetele pe e-mail sau în aplicație.

11. Contact

contact@onesta.app · Romania Business Labs SRL, Bulevardul Nicolae Bălcescu 25, Bucharest, Romania, 010045.